Les achats ; la base de toute entreprise commerciale

L’achat de produits ou de services peut sembler une tâche simple au début, mais pour le maîtriser, vous devez être conscient des différents aspects qui affecteront votre entreprise.

Assurez-vous de faire un plan pour votre entreprise;

  • Sur quels produits ou catégories devriez-vous vous concentrer?
  • Qui est votre public cible?
  • Quels marchés et modes de distribution devriez-vous viser? – Y a-t-il des tendances différentes sur les différents marchés?
  • Quels fournisseurs avez-vous ou souhaitez-vous avoir?

Quand vous êtes tous ensemble à l’étape 1, son heure d’exécution est la suivante :

Contactez les fournisseurs que vous visez et négociez!

Tenez vous à votre plan et surtout à votre budget. Négociez tout ce qui a une relation avec :

  • les prix
  • les modalités de paiement
  • le plan marketing
  • les primes annuelles basées sur le chiffre d’affaires
  • les termes de retour
  • le niveau de service et surtout la garantie
  • les frais de transport

 

Ne cédez pas si le fournisseur dit que les conditions ci-dessus ne sont pas négociables, demandez les niveaux où vous pouvez commencer de nouvelles négociations, par exemple:

-Si je vends 100 000 euro la première année, pouvons-nous négocier de nouvelles conditions pour l’année prochaine?

Il est important de fixer les niveaux rapidement, car vous constaterez qu’il est beaucoup plus facile de commencer les négociations la deuxième année.

Quel est le processus d’achat?

L’achat se fait généralement  en six étapes bien précises :

 

L’acquisition et la recherche

Cette phase consiste à identifier le besoin, ce qu’il faut acheter, quelle quantité et quand il est nécessaire. Il existe deux formes principales de réquisition : une manuelle, c’est-à-dire celle créée sur un formulaire tel qu’un formulaire de réquisition ou automatiquement par un système de type ERP. La demande passera probablement par un processus d’approbation par lequel l’autorisation est donnée d’acheter l’article ou non!

 

Le choix de fournisseurs

Les acheteurs savent peut-être déjà à quel fournisseur il souhaite acheter l’article. Sinon, une procédure d’appel d’offres ou de demande de devis peut être lancée pour identifier un fournisseur, son prix et ses délais.

 

La passation de commande

Un bon de commande est envoyé au fournisseur, sous forme de copie papier ou par validation de commande sur internet, pour l’informer de l’intention d’acheter. Le bon de commande identifiera le ou les articles achetés, la quantité requise et le prix payé. Il identifiera également l’adresse de livraison et toutes les conditions relatives à la commande.

 

L’accomplissement des étapes d’achat

Le fournisseur expédiera ensuite les marchandises à son département de production. Un délai peut être nécessaire pour permettre au fournisseur de fabriquer l’article ou d’être livré par ses propres fournisseurs.

 

Entrée de marchandises

Une fois que les marchandises parviennent au département commercial, elles sont généralement soumises à un processus d’enregistrement de la marchandise au cours duquel elles sont vérifiées afin de s’assurer qu’elles correspondent à celles commandées et qu’elles sont de la bonne qualité.

 

Livraison et paiement

Au moment de l’expédition, le fournisseur émet généralement une facture, qui accompagne les produits ou est envoyée séparément. La facture sera reçu par le service financier – traité et payé bien sûre en supposant que les marchandises sont correctes et que l’étape de paiement s’est bien déroulée.

Conclusion

Bien qu’il s’agisse des étapes fondamentales du processus d’achat, toutes les entreprises sont différentes. Certaines voudront automatiser autant que possible le remplacement des formulaires papier par des messages électroniques. D’autres peuvent avoir des règles d’approbation complexes. Tout est relatif au marché et à la capacité de l’entreprise de s’adapter à la technologie.



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