En matière de comptabilité, la caisse représente un poste indispensable dans bon nombre de sociétés en Belgique. Pourtant, les actions de caisse n’y sont pas bien traduites. À ce titre, cet article vous fera découvrir sur la façon de traiter les mouvements de caisse.
Se servir des justificatifs de ventes
La caisse permet, au sens strict du terme, de réaliser le replacement de nombreux flux d’espèces. Elle est augmentée du coût des ventes effectuées ou des espèces encaissées et est diminuée du prix des argents décaissés comme les remises en banque, les différents achats, etc. Aussi, son solde comptable doit être inévitablement nul ou débiteur à la fin de l’exercice. À aucun moment, il ne peut être créditeur. Le montant sorti de la caisse doit être inférieur à celui qui y est entré.
Par commodité surtout dans la commercialisation de détail, le comptable à Ixelles, Saint-Gilles ou à Bruxelles introduit en pratique l’ensemble des recettes obtenues de la journée dans la caisse sans tenir compte des moyens de paiement utilisés (espèces, cartes bancaires, chèques, etc). Dans la plupart des structures dans cette ville, le compte appartenant à la caisse est crédité à partir des chèques remis en banque. De plus tous les flux financiers font l’objet d’une comptabilisation comptable différente.
Chaque recette doit être explicitée par de moyens variés. Souvent le prestataire comptable se sert des bandes de caisse enregistreuse justifiant la désignation du service rendu ou du matériel vendu, la TVA, le montant et surtout la date de la vente. Il peut utiliser également le brouillard de caisse ou le dossier manuscrit qui recense l’ensemble de ventes réalisées quotidiennement. Enfin l’agenda de caisse permettant au comptable en d’avoir un récapitulatif des recettes.
Appliquer quelques méthodes d’enregistrement comptable
En général, le comptable à Ixelles débite la caisse à l’aide du montant des espèces encaissées et crédite le coût de l’argent déboursé. En effet, quand les opérations liées aux ventes sont réalisées au comptant et versées en espèces, le professionnel en comptabilité débite le compte « caisse » et crédites les comptes « ventes de produits, prestations de services, marchandises » et « TVA collectée ».
Dans le cas où les ventes sont acquittées avec d’autres moyens de versement, il est essentiel de changer le compte 531 par le compte « cartes bleues à encaisser » ou par le compte « chèques à encaisser ». Les étapes d’enregistrement comptable des encaissements se feront en fonction du nom d’une facture de vente ou de l’établissement.
- Si des factures justifient les ventes, la société peut opérer au jour le jour son compte par elle-même ou établir et traiter tous les mois un document récapitulatif ne contenant aucun blanc ni rature.
- Si les ventes ne prouvent aucun relevé, l’entreprise se trouve dans l’obligation de détailler et totaliser à chaque fin du mois toutes les opérations. Toutefois, il existe une sorte d’alternative de simplification acceptée fiscalement permettant à la société d’inscrire tous les jours sur le livre comptable chaque opération au comptant de faible valeur.
Dans certains cas comme un contrôle fiscal, la société sera contrainte d’étaler l’ensemble des bandes enregistreuses et des brouillards de caisse.